¿Cuál es la diferencia entre trabajadores 1099 y W-2?

¡Felicitaciones! Llevó a cabo el arduo trabajo de elaborar un plan empresarial, obtener financiación y poner en marcha su empresa. Aunque ya superó el mayor obstáculo que existe para fundar una empresa, todavía hay mucho por hacer en su organización. Además, si creció tanto que tuvo que contratar empleados, la gestión de las nóminas puede ser uno de los aspectos más complicados de su compañía en este momento.

Aunque este proceso puede parecer abrumador, ¡no se preocupe! Roll by ADP les ofrece a quienes dirigen pequeñas empresas una aplicación de gestión de nóminas innovadora que lo agiliza por completo. Como tiene una interfaz de conversación fácil de usar que simplifica la gestión de las nóminas, ahora puede pagarle a su personal en menos de un minuto, sin importar dónde se encuentre o qué dispositivo tenga a mano.

En caso de que le preocupe cómo gestionar los diferentes procesos específicos de los contratistas independientes, Roll también puede encargarse de eso. Nuestros servicios de gestión de nóminas de contratistas facilitan la incorporación y el pago de los trabajadores independientes en pocos pasos. Gracias a la función de chat, solo debe escribir “Contratar a un empleado”, clasificarlo como contratista independiente y recibirá instrucciones paso a paso a lo largo del proceso, sin necesidad de capacitaciones ni tutoriales en video que aburren. Solo tiene que responder algunas preguntas rápidas, y nuestro equipo se ocupará del resto.

Aunque nuestra plataforma se encargará de calcular, deducir y pagar los impuestos por usted, quizás igualmente le interese conocer estas estructuras de pago según los diferentes tipos de empleados. Estamos de acuerdo en que los propietarios de empresas deben comprender en profundidad las diferencias entre los contratistas 1099 (independientes) y los empleados W-2. Por eso, creamos esta guía práctica con todo lo que necesita saber.

Continúe leyendo y encontrará una comparación exhaustiva, las diferentes estructuras de pago y ejemplos reales.

¿Qué es un empleado W-2?

La mayoría de las empresas consideran que un empleado W-2 (en relación de dependencia) es la forma más tradicional de empleo. A este empleado se le paga con las nóminas de la empresa, y esta dicta las condiciones del empleo, como las horas y los días de trabajo.

El empleador debe completar el W-2 IRS form (formulario W-2 del IRS)

por cada empleado que haya ganado más de $600 durante el año. Luego, ese formulario se debe presentar ante la Social Security Administration (Administración de Seguro Social).

En el formulario W-2, se detallan todos los salarios que se le pagaron al empleado, lo que incluye propinas y otras formas de compensación. También refleja el monto total de la retención fiscal según los requisitos locales, federales y estatales. Los impuestos del Seguro Social y de Medicare que se retuvieron también se incluyen en ese formulario.

Luego, se le debe entregar una copia del formulario W-2 a cada empleado. Se puede hacer mediante el envío de copias impresas por correo o mediante la distribución digital. Algunas compañías utilizan ambos métodos.

Luego, los empleados utilizan ese formulario W-2 para calcular sus declaraciones de impuestos personales.

¿Qué es un empleado 1099?

Un empleado 1099 no es técnicamente un empleado, sino que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) lo considera un contratista independiente. Esto significa que, a diferencia de lo que sucede frente a un empleado W-2, la empresa no dicta determinadas condiciones laborales para este trabajador en particular.

La empresa debe completar el formulario 1099 y, luego, enviarlo tanto al contratista como al IRS al final del año. En este, se menciona el dinero total que se le pagó al contratista durante determinado período.

El formulario 1099 no incluye retenciones, ya que la empresa no está obligada a calcular ni retener ningún impuesto local, estatal o federal. La compañía tampoco es responsable de retener los impuestos del Seguro Social o de Medicare.

Otra diferencia importante es que las empresas no son responsables del seguro de desempleo para los contratistas independientes. Sin embargo, ciertas situaciones de emergencia pueden permitir que los contratistas 1099 soliciten beneficios de desempleo, como es el caso de las recientes iniciativas de asistencia ante la pandemia.

1099  versus W-2: ¿cuál es la diferencia?

En el formulario 1099, que es para contratistas independientes, se detallan los ingresos por trabajo autónomo sin las retenciones fiscales. En el formulario W-2, que es para empleados, se muestran los salarios con las retenciones fiscales que realiza el empleador. La diferencia clave radica en la situación laboral y las responsabilidades fiscales. Los contratistas independientes gestionan sus propios impuestos, mientras que los empleadores se encargan de deducir los impuestos de los empleados de manera automática.

Por su parte, el IRS les ordena a las empresas que analicen la relación general de la compañía con el trabajador. Luego, mediante una serie de preguntas determinantes, la compañía debe tomar una decisión en función de las respuestas.

Este proceso debería ser relativamente sencillo para la mayoría de los trabajadores y no presenta mucha ambigüedad. Sin embargo, puede resultar difícil para las compañías distinguir de manera adecuada el porcentaje de trabajadores que se encuentra en cada categoría. Para determinar si un trabajador debe recibir un formulario W-2 o uno 1099, el IRS se guía por los siguientes factores.

Comportamiento

En este aspecto, se analiza cuánto control ejerce la empresa sobre el empleo del trabajador. ¿La empresa dicta las horas y los días de trabajo? ¿La empresa controla dónde se realiza el trabajo? Por ejemplo, la obligación de estar en la oficina durante el horario laboral. En la mayoría de los casos, los empleados W-2 reciben más instrucciones sobre cuándo y dónde trabajar, así como sobre las herramientas que deben utilizar.

Por lo general, los contratistas son libres de trabajar en los horarios que deseen, siempre y cuando completen las tareas asignadas.

Finanzas

En esta categoría, se analiza el trabajo del empleado o los gastos relacionados con las tareas controladas por la empresa. Por ejemplo, si se le proporciona al trabajador algún equipo necesario para su tarea. Pueden ser computadoras, herramientas o equipos de fabricación. Si el empleador brinda estos elementos, es probable que se trate de un empleado W-2. También se contempla si se reembolsan o no los gastos que realizó el empleado.

Tipo de relación

Por último, se analiza el tipo de relación entre el trabajador y la empresa, es decir, si existen contratos entre ambas partes. También se contemplan otros beneficios, como la previsión o los beneficios de jubilación, como el plan 401(k).

También es imprescindible estudiar la importancia que tienen las tareas que realiza el trabajador para las operaciones principales de una empresa. Por ejemplo, si la empresa repara automóviles, los trabajadores que hacen esa tarea de forma directa podrían considerarse parte de la actividad principal de la compañía. Esto será clave para ubicarlos en la categoría de empleados si los otros factores mencionados anteriormente no son indicadores claros.

Puede sonar confuso, pero, debido al aumento de trabajos del tipo “economía compartida”, estos debates se convirtieron en el centro de atención en muchas grandes empresas. Actualmente, varios estados y el Gobierno federal están analizando estas mismas cuestiones y su relación con la clasificación adecuada de los contratistas independientes.

Estructura de pago y otras diferencias entre los contratistas 1099 y los empleados W-2

Una vez que haya determinado si un trabajador es un empleado W-2 o un contratista 1099, existen algunas diferencias en la forma en que se les paga o compensa.

A un empleado W-2 se le paga mediante las nóminas de la empresa. La frecuencia se determina en el contrato o el acuerdo entre ambas partes y suele ser semanal o quincenal.

La empresa retiene impuestos sobre las nóminas específicos, que se establecen en el formulario fiscal W-4 del IRS, el que completa el empleado cuando comienza a trabajar. Este documento informa a la empresa qué deducciones debe efectuar en función de la situación laboral actual del empleado.

A un contratista 1099 se le paga de otra forma. No es necesario que el calendario de pagos tenga intervalos concretos, como semanales o quincenales, aunque puede tenerlos. El pago puede realizarse una vez finalizado el proyecto o al alcanzar determinados hitos.

No hay un cronograma fijo para pagarles a estos trabajadores, y cada relación laboral con la compañía puede tener su propio calendario.

Además, los contratistas 1099 recibirán pagos directos de la empresa, que no pasarán por la deducción de retenciones del proceso de gestión de nóminas. No se les efectúan retenciones a los contratistas independientes, y la responsabilidad fiscal recae exclusivamente en ellos. Esta es una diferencia fundamental entre los contratistas 1099 y los empleados W-2.

Sin embargo, se pueden administrar diversos formularios 1099 en función del método utilizado y del monto que se pague. Esta es otra diferencia entre ambos tipos de trabajadores.

1099-K

Este tipo de formulario 1099 del IRS puede utilizarse para autónomos o pequeñas empresas que reciben pagos directos mediante tarjeta de crédito de parte de sus clientes. También se incluyen los pagos que se reciben a través de plataformas en línea, como PayPal y Cash App, entre otras.

1099-MISC

Este es un formulario 1099 del IRS que la mayoría de las empresas conoce y que se utiliza como un “comodín” para aquellos contratistas o pagos que no se ubican en categorías correspondientes a otros formularios 1099. Sin embargo, de manera gradual, se está sustituyendo por el formulario 1099-NEC, que se describe a continuación.

1099-NEC

En respuesta al creciente personal de la economía compartida, el IRS lanzó un nuevo formulario denominado 1099-NEC. Está destinado a los autónomos o los denominados “trabajos secundarios” con ganancias superiores a $600 por año. Su fin es reemplazar el formulario 1099-MISC para autónomos y otros trabajadores por contrato a partir de 2022.

Cuándo contratar a un contratista 1099 o a un empleado W-2

Según las circunstancias, se requieren diferentes tipos de relaciones laborales con diversos trabajadores capacitados.

Por ejemplo, si una empresa gestiona un centro de atención telefónica para atender las llamadas de los clientes, necesita más operadores para trabajar en turnos regulares durante cinco días a la semana. Por lo tanto, el centro de atención telefónica es la actividad principal de la compañía. También le resulta necesario que los trabajadores acudan a un lugar para trabajar durante un horario específico cada semana. Por último, todos los operadores utilizan los teléfonos y los sistemas informáticos que brinda la empresa. Entonces, en este caso, los nuevos operadores serían empleados W-2.

Una vez contratados, la compañía debería recopilar el formulario W-4 de cada nuevo empleado para calcular las retenciones de su salario.

Ahora, veamos otro ejemplo para entender cuándo se deben utilizar los formularios W-2 y cuándo los 1099. Supongamos que la misma empresa de centro de atención telefónica necesita instalar un nuevo sistema informático. En este caso, puede recurrir a contratistas independientes que tengan las habilidades requeridas, pero que solo se los necesite para la instalación.

Entonces, los trabajadores pueden ser contratistas 1099, ya que no realizan una operación comercial clave. Tampoco deben trabajar en un horario específico. Por último, suelen utilizar sus propias herramientas y equipos para la instalación.

Un dato interesante es que, en algunos casos, un trabajador puede ser tanto un contratista 1099 como un empleado W-2. Por ejemplo, un trabajador es un empleado W-2 en una compañía, pero, a su vez, tiene otro negocio. Si la compañía en la que es empleado le solicita que realice trabajos por contrato, puede ser tanto un empleado W-2 como un contratista para realizar diferentes tareas.

Gestión de nóminas de trabajadores W-2 y 1099 en menos de un minuto

Saber cómo contratar empleados y configurar las nóminas de una pequeña empresa

es fundamental para las compañías de todos los tamaños. Y Roll by ADP simplifica este proceso complicado. Funciona de la siguiente manera:

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3. Pagar: gestione las nóminas en menos de un minuto.

Sí, como leyó, eso es todo. Nuestra innovadora aplicación de gestión de nóminas para pequeñas empresas le permite pagarles a sus empleados en cualquier momento y lugar. Automatizamos las monótonas tareas administrativas relacionadas con el pago a los trabajadores, ya sean empleados a tiempo completo o contratistas. Nuestra interfaz de chat también hace que sea sencillo obtener respuestas a preguntas frecuentes sobre la gestión de nóminas, abordar los desafíos específicos de su empresa, y garantizar que sus pagos sean precisos y puntuales.

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